KMPG Vertragsmanagement in Startups

Komplexität, Kosten und Ressourcenengpässe machen das Thema Vertragsmanagement nicht unbedingt zur höchsten Priorität bei Gründern – dabei können Startups stark davon profitieren.

 

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig? 

Nahezu jeder geschäftlichen Transaktion liegt ein Vertrag zugrunde – und somit gibt es in jedem Unternehmen unzählige Verträge. Diese sind in ihrem Aufbau und ihren Eigenschaften durchaus unterschiedlich. So liegt es auf der Hand, dass jeder Vertrag ein unterschiedliches Maß an rechtlichem Wissen und aktivem Management erfordert. Dennoch durchläuft jeder Vertrag die gleichen fünf Phasen eines „Lebenszyklus“:

KPMG Vertragsmanagement

Die fünf Phasen des Vertragslebenszyklus

Vor dem Hintergrund des Lebenszyklus, sollte sich jedes Unternehmen folgende Fragen zu seinen Verträgen stellen:

  • Weiß ich, wo jeder Vertrag abgelegt ist?
  • Kenne ich die Risiken innerhalb der Verträge?
  • Nutze ich Vertragsvorlagen?
  • Kann ich in der Vertragsverhandlung die Vertragsinhalte vorgeben?
  • Bin ich über Vertragsfristen jederzeit informiert?

Die typischen Herausforderungen für Startups beim Vertragsmanagement

Wurden diese Fragen mit Nein beantwortet? Dann bleibt viel Potenzial ungenutzt – und damit geht einiges an Kapital verloren. Gutes Vertragsmanagement erreicht, dass all diese Fragen mit Ja beantwortet werden können. Außerdem schafft es Transparenz, Compliance und Steuerungsmöglichkeiten in den Geschäftsbeziehungen.

Insbesondere junge Startups, die sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, haben oft mit Verträgen zu kämpfen: Sie verschicken sie meist per E-Mail, und speichern und bearbeiten sie dezentral. Durch ein zentrales Collaboration Tool mit pragmatischem Berechtigungskonzept kann der Aufwand reduziert werden.

Die Einhaltung der Compliance bereitet Startups dann Schwierigkeiten, wenn neue regulatorische Anforderungen auftreten. Bestandsverträge müssen mit hohem manuellem Aufwand analysiert und Auswirkungen ermittelt werden. Eine klare Policy zur Ablage von finalisierten Verträgen sowie eine Strukturierung der Verträge nach Kategorie erzeugt eine transparente Vertragslandschaft, die effektiv verwaltet werden kann.

Auch die Vertragsinhalte und deren Werte greifbar zu machen, stellt Startups häufig vor eine Herausforderung. Es ist allerdings besonders für die Erstellung der Bilanz und für Due-Diligence-Prüfungen relevant. Mittels eines regelmäßigen Reportings kann ein effektives Risiko-Monitoring und Controlling erreicht werden. Ausgewählte Kennzahlen sind hierbei hilfreich.

Gutes Vertragsmanagement unterstützt das Wachstum

Es ist wichtig, frühzeitig an das aktive Management von Verträgen zu denken. Auf diese Weise wird es in das historische Wachstum des Unternehmens eingebunden. Ein erheblich größerer Aufwand, der sich zu einem späteren Zeitpunkt aus gestiegener Größe und Komplexität ergäbe, wird dadurch vermieden.

Hierbei können durchaus Prioritäten gesetzt werden. Augenmerk sollte auf Vertriebs- oder Kooperationsverträgen liegen, welche oftmals das größte Risiko enthalten. Ein solcher Ansatz stellt einen guten Kompromiss zwischen Risikovermeidung und Aufwand für ein professionelles Vertragsmanagement dar. Mittel- bis langfristig kommt jedoch kein Unternehmen an dem Thema Vertragsmanagement vorbei.

Das können Startups für ein effektiveres Vertragsmanagement tun

Für Startups, die die Risiken ihrer Verträge reduzieren und Potenziale heben wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um dies anzugehen.

Prozesse einführen und Technologien einsetzen
Insbesondere für große Unternehmen kann ein lohnenswerter Ansatz die Entwicklung einer eigenen Vertragsmanagement-Lösung sein. Vorteile liegen im unternehmenseigenen Know-how sowie der uneingeschränkten Kontrolle über das eigene System. Für Startups stellt die Entwicklung einer ganzheitlichen eigenen Lösung allerdings häufig eine sowohl inhaltliche als auch ressourcenbedingte Herausforderung dar. Alternativ stehen beim Vertragsmanagement auch Standardlösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung. Diese decken meist die Standardprobleme ab.

Ein Managed-Service-Angebot nutzen
Als flexible Lösung ist die Inanspruchnahme eines Managed Service möglich. Hierbei werden wesentliche Aufgabenbereiche des Vertragsmanagements auf einen externen Dienstleister übertragen. Managed Services sind dabei jederzeit in beide Richtungen skalierbar und bieten eine Vielzahl von finanziellen und inhaltlichen Anpassungsmöglichkeiten. So könnte zum Beispiel die Vertragserstellung auf Grundlage von Vertragsvorlagen unternehmensintern betrieben und das Vertrags-Reporting anschließend vom Dienstleister übernommen werden.

„Quick Wins“ umsetzen
Wenn diese Varianten nicht infrage kommen, kann trotzdem etwas getan werden. Denn auch schnell umsetzbare Maßnahmen können Risiken minimieren und die Effizienz steigern. Hier gibt es zum Beispiel die folgenden Möglichkeiten:

1. Standardisierung der Handhabung von Verträgen auf Basis des Lebenszyklus
2. Klare Zuweisung von Vertragsverantwortlichen und Vertretern
3. Führung eines Vertragsrisikoregisters und -fristenbuches

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Ansprechpartner:
Mathej Jasniak, Senior Manager (mjasniak@kpmg.com; +49 174 3082221)
Annette Lionnet, Senior Manager (alionnet@kpmg-law.com; +49 160 3686975)
Niko Möls, Assistant Manager (nmoels@kpmg.com; +49 160 7021862)

 

Artikelbild: www.eyeem.com